Somos conscientes de la importancia que tienen las reuniones de los grupos, clientes y equipos de trabajo en la correcta realización de nuestras tareas.
En ocasiones, estas reuniones se alargan en exceso, o se centran en temas que no nos interesan, por lo que puede pasar que tengamos la impresión de haber estado perdiendo el tiempo.
Hemos de tener presente que el tiempo que duran las reuniones, es dinero que invertimos, sólo tenemos que multiplicar el número de personas que participan por lo que cada persona cobra en una hora y por la duración en horas de la reunión, de la eficacia de la reunión depende que de verdad sea una inversión o se convierta en un gasto.
Hay una serie de cosas que podemos hacer para que nuestras reuniones sean eficaces:
- Hacer un “orden del día” concreto, a ser posible en el que todas las personas que participen tengan claro qué se va a trabajar y cuál es su papel en la reunión. Esto incluye qué documentación o informe se espera que aportemos.
- Temporizar los diferentes puntos, y cumplir el horario, si un tema se encona y no encontramos solución, es mejor dejarlo para otro momento. Una reunión que supera los 90 minutos de duración total no es efectiva.
- Hacer la reunión en un lugar de trabajo, las reuniones informales en un bar o en una sala dedicada al ocio, son positivas para crear un buen clima entre el personal, pero no para solucionar y planificar.
- Pensar si es imprescindible que todas las personas estén durante toda la reunión o es suficiente con que su participación sea puntual, ahorraremos tiempo y esfuerzo nuestro y del equipo. Lo ideal sería un número de entre 5 y 7 personas como máximo, para fomentar la participación e implicación de todos.
- Acabar siempre con un resumen de lo tratado, dejando muy claro qué se espera y cuando de cada persona participante.
Si seguimos estos puntos nuestras reuniones serán eficientes, eficaces y rentables. Siempre lo tenemos presente cuando nos reunimos en Lefty Garage.
María José Ortíz Maesso
Psicologa